הצד הרגשי של שיחת משוב

שיחת משוב. אחת המשימות המאתגרות והמורכבות ביותר שמנהל צריך לבצע. היא דורשת הרבה מאוד מודעות עצמית, אמפתיה, תקשורת אפקטיבית, רגישות ו... ניהול וויסות רגשי.

לשיחת משוב אפקטיבית יש פוטנציאל להיות מנוע צמיחה משמעותי אבל, היא גם יכולה להפוך למרחב של התנצחות, מאבק והצפה רגשית.

כן, כן, שיחת משוב היא שיחה רגשית בהגדרה. אי אפשר להפריד ממנה רגשות לא של המנהל או המנהלת ולא של מקבל המשוב. הם חלק ממערכת ההפעלה שלהם. הרגש יהיה שם וישפיע על התגובות, המסרים, האווירה, מה שיקרה אחרי השיחה ועוד.

ואם יש לנו עובד או עובדת שנוטים לתגובה רגשית קשה או שלילית למשוב, בכלל יש פה בור שאנחנו צריכים מאוד להיזהר לא ליפול אליו.

וזו אחת הסיבות שבגללן הרבה מנהלים ומנהלות נמנעים ממנה בשגרה ומחכים רק לשיחת ההערכה השנתית כדי לאפשר לעובדים שלהם ללמוד ולצמוח.

אז הנה כמה עקרונות שעוזרים להתמודד עם הצד הרגשי של שיחות המשוב:

1. להכיר במקום ובתפקיד של הרגשות בשיחת המשוב. לא לנסות להתעלם, להתנגד או לטאטא אותם מתחת לשטיח. ברגע שעולה רגש עוצמתי כמו כעס או בכי, זה זמן לעצור את השיחה ולא ״ליפול״ לתגובה אוטומטית של התנצחות, ויכוח או הימנעות. כאשר הרגשות מתגברים, המוח ״מוריד הילוך״ למצב הגנה עצמית ומי שנמצא מולנו לא יהיה מסוגל לשמוע או לעבד את מה שיש לנו לומר. להסתכל יחד על הפער שהוצג כ״בעיה״ משותפת שאתם תתמודדו איתה יחד ולהכיר ברגשות שעולים בסבלנות ותמיכה. לחזור לשיחת המשוב רק כשאנחנו בטוחים שהצד השני מוכן. במידת הצורך לקבוע מחדש את הפגישה.

2. לפני כל שיחת משוב, לעשות גם הכנה מנטאלית ורגשית. לחדד את המודעות לאופן שבו אנחנו מתמודדים עם חוויה רגשית עוצמתית של אדם אחר. איך אנחנו מגיבים? האם יש לנו קושי? עד כמה אנחנו מעדנים את המשוב כדי להימנע מעימות? האם אנחנו תוקפים חזרה? חשוב להגיע לשיחת משוב כשאנחנו מאורגנים ומוכנים גם מבפנים. אם יש לנו יום קשה מבחינה רגשית, אולי נעדיף לדחות את השיחה.

3. לזכור את ה״למה״. להתחבר למשמעות ולחשיבות שבשיחה ובמשוב שאנחנו מעבירים. להזכיר גם לעובד או העובדת שמולנו את הסיבות הטובות שבגללן אנחנו נותנים את המשוב, את הרצון שהוא יצמח, שהיא תמשיך ללמוד ולהתפתח וכו׳.

4. אנחנו לא תמיד יודעים מה הצד השני מרגיש למרות שזה נראה לנו מאוד ברור. חשוב לא להניח הנחות ופשוט לשאול. לפעמים נראה שא.נשים מביעים כעס אבל בעצם הם חווים פחד, חוסר אונים או לחץ. שאלות שאפשר לשאול: אני רואה שעולים אצלך רגשות, אתה יכול לספר לי על מה זה? מה בדיוק אתה מרגיש? מה את צריכה ממני עכשיו? מה היית רוצה לעשות עכשיו? אני רואה שאת מוטרדת / כועסת, זה נכון?

5. במידה ואצלנו מתחילה להתעורר תגובה רגשית במהלך השיחה, חשוב לזכור שמה שמעורר את הרגש אלו המחשבות שלנו. פרשנויות ואמונות למצבים שונים מניעות את הרגש שמייצר את התגובה. ברגע שהרגש שלנו מציף, לקחת נשימה עמוקה ולהסית את תשומת הלב קדימה בזמן, לתוצאה הרצויה עבורנו ועבור העובד.ת מהשיחה. לדמיין איך היינו רוצים לצאת מהשיחה ואיך היינו רוצים שהצד השני יצא מהשיחה ואיזו תגובה או התנהגות יאפשרו לנו להגיע לשם. כך ייכנס לפעולה המוח החושב ולא המוח הקדום המגיב בצורה אוטומטית לרגשות.

תהליכים רגשיים הם חלק בלתי נפרד מסביבת העבודה והתפקיד הניהולי. הימנעות ממצבים שמעוררים אותם היא בעייתית מאוד ועלולה לפגוע בתפקוד של מנהלים ומנהלות וכן בארגון כולו. חשוב לפתח את המיומנויות הנדרשות כדי להתמודד איתם, לנהל אותם וכך לבצע את התפקיד הניהולי על הצד הטוב ביותר.